Un Project Manager (PM) es la persona responsable de administrar proyectos. Comprende con exactitud el objetivo del proyecto, los recursos necesarios, los plazos, la duración y el alcance, y se asegura en todo momento de que el trabajo del equipo se mantenga ordenado y en marcha. Al mismo tiempo, apoya, comunica y entiende tanto a los interesados (stakeholders) como a los miembros del equipo.
¿De qué es responsable un Project Manager?
El PM es responsable de planificar y gestionar:
- Los recursos del proyecto.
- Los cronogramas y la estimación de tiempos.
- El seguimiento del estado del proyecto.
- La facilitación de las reuniones.
- El análisis de riesgos y los planes de mitigación.
¿Qué hace un Project Manager?
Ser Project Manager es un trabajo apasionante: permite entender los proyectos desde su conceptualización hasta su puesta en producción. Sin embargo, implica considerar muchos aspectos, por ejemplo:
- Apoyar la definición de los objetivos.
- Delimitar el alcance del proyecto.
- Gestionar a los interesados.
Los interesados son todos: desde el patrocinador hasta los miembros del equipo y las personas a quienes realmente va dirigido el proyecto. Por eso el PM debe estar pendiente de muchos actores a la vez.
El Project Manager y la comunicación
El PM debe asegurarse de que todos estén satisfechos y manejar las distintas situaciones con inteligencia emocional. Uno de los problemas más comunes en los proyectos es que las personas no se comunican. Por eso, el PM debe entender y facilitar la comunicación entre todos los que forman parte del proyecto.
De eso se trata la gestión de proyectos: de mantener una comunicación efectiva. Con ella se garantiza buena parte del éxito del proyecto y la satisfacción del cliente. Por eso es importante que el PM sintonice con las personas y mantenga una comunicación constante, para que todos hablen el mismo idioma y estén en la misma página.
Uno de los problemas más comunes en los proyectos es que las personas no se comunican. El PM existe, en gran parte, para resolver eso.
El Project Manager y la motivación
Desde su rol, el PM debe convertirse en alguien que motiva a los demás. Esto se logra reconociendo el trabajo del equipo y celebrando sus logros, desde los avances diarios hasta las metas semanales, quincenales o mensuales.
El PM nunca olvida que los miembros del proyecto también son personas, y que no todos le reportan directamente: dentro del proyecto también hay otros gerentes. Por eso, hace sobresalir el trabajo del equipo, le reconoce la importancia de lo que aporta a la organización y se asegura de que todos estén inspirados e identificados con el proyecto.
El Project Manager y la auto-organización del equipo
El PM debe asegurarse de que todos sepan qué tienen que hacer y cuándo, de forma que el equipo pueda auto-organizarse. No solo anima al equipo cuando todo sale bien: también empodera a cada miembro para que tome sus propias decisiones en función de los objetivos y mantenga un buen ritmo para cumplir los plazos de inicio y de entrega.
Un equipo empoderado no depende del PM para saber qué hacer, porque el PM ha sabido comunicarle las reglas y los tiempos de las próximas metas. Una herramienta útil para lograrlo es la Matriz RACI, que deja claro quién hace, aprueba, consulta e informa en cada tarea.
El Project Manager y la documentación
Otra función clave del PM es mantener la documentación actualizada. Para ello debe ser una persona organizada y tener toda la información del proyecto en un solo lugar. Es fundamental que el plan del proyecto se mantenga en constante actualización.